Les remboursements Booking : Délais, procédures et conseils

Des problèmes liés au remboursement peuvent survenir sur les sites de réservation. Vous devez savoir comment gérer les litiges et les demandes de ce genre. Cet article détaille ce qu'il faut savoir en cas de problèmes liés aux remboursements sur le site Booking. Nous vous renseignons sur les conditions générales de remboursement, les délais et les étapes à faire.

1. Les politiques de remboursement Booking suite à une annulation

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Les conditions d'annulation Booking pour les voyageurs : 

Les politiques de remboursement varient en fonction des options d'annulation choisies par les propriétaires. En effet, booking permet seulement la mise en relation  entre un propriétaire et des voyageurs et ne gère pas directement les remboursements. Ainsi, c'est souvent au propriétaire de définir ses propres conditions. Voici les différentes politiques de remboursement en fonction des annulations à choisir : 

• Vous pouvez mettre en place des réservations totalement ou partiellement remboursables dans des circonstances exceptionnelles (urgence médicale ou des événements imprévus).
• Vous pouvez également ne pas proposer de remboursement pour votre offre. Dans ce cas la vous ne pouvez pas récupérer votre argent même si l’annulation survient longtemps à l’avance.
• Vous pouvez offrir des conditions flexibles. En effet, selon la raison de l'annulation par vos voyageurs vous pouvez mettre des politiques flexibles. Il est essentiel de bien comprendre ces politiques et de les communiquer à vos voyageurs au moment de la réservation.

Remarque : Si le client a réservé un hôtel, les politiques d'annulations et de remboursement diffèrent également. Une annulation gratuite, mais aussi des frais d’annulation ou des exigences sur les prépaiements.

Ces politiques d'annulation flexibles permettent aux voyageurs d'annuler leur réservation sans frais, même si la date d'annulation est proche de la date d'arrivée. Il est donc conseillé de mettre en place des options d'annulation sans payer des frais. Pour les politiques d’annulations flexibles deux options sont possibles : 

• La politique d’annulation flexible : les clients peuvent annuler et être remboursés totalement 24 ou 48 heures avant leur arrivée.
• La politique d'annulation partiellement remboursable : Les clients sont remboursés en partie, surtout si l’annulation est effectuée à l’avance.

Cependant vous pouvez également prévoir des frais en cas d'annulation tardive.

En tant que propriétaire, appliquer ces conditions d'annulations souples peut vous permettre d'attirer plus de voyageurs et de vous démarquer de vos concurrents. Cela permet aux voyageurs de planifier et de réserver en toute confiance. Booking à ainsi créé un outil pour gérer les frais d’annulation exceptionnels  permet de les mettre en place pour les voyageurs.

Cependant, si vous souhaitez vous protéger et éviter les réservations de dernière minute une politique non remboursable conviendra plus à votre stratégie.

‍*Notez que les réservations non annulées par les locataires ne sont généralement pas remboursables.

Par ailleurs, si vous souhaitez éviter des réclamations et augmenter vos réservations, vous pouvez supprimer les frais d’annulation et proposer l’annulation gratuite. C’est un geste très apprécié. Pour cela il vous suffit d’utiliser l'outil “ frais d’annulation -exceptions” proposé par booking.

Si vous vous demandez : que dois je faire pour mettre cela en place, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Connectez-vous à l’extranet Booking.
2. Allez sur l’onglet "établissement", puis cliquez sur "conditions".
3. Puis, dans "conditions d'annulation et de prépaiement", cliquez sur "modifier".

‍(Pour la question "le client bénéficie-t-il d'un délai pour annuler gratuitement sa réservation ?", cliquez sur "oui")

4. Renseignez ensuite les conditions que vous voulez configurer pour l’exception.
5. Enfin, cliquez sur "sauvegarder"

Vos futurs voyageurs verront vos conditions de remboursement dans la rubrique “informations importantes” lorsqu'ils seront sur la page de votre logement. Les informations qui y seront incluses : 

• Les délais que vous avez choisi pour annuler gratuitement les réservations 
• Le montant des frais d’annulation, frais supplémentaires si cette dernière se fait hors délais.
• Les modalités de remboursement 

Annuler la réservation d’un voyageur : raisons, conséquences, frais…

En tant que propriétaire, certains imprévus peuvent parfois rendre la location de votre logement impossible ou inévitable, cela peut être : 

• Des problèmes techniques ou matériels (panne de chaudière, fuite d’eau…)
• Double réservation Booking, cela arrive souvent lorsque l’on oublie de synchroniser les calendriers
• Des problèmes avec vos voyageurs qui ne respectent pas les règles de votre propriété 
• Des travaux 
• Cas de force majeure (catastrophe naturelle, pandémie ou toute situation en dehors de votre contrôle)

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Cependant, une annulation de la part d’un propriétaire peut avoir diverses conséquences sur votre annonce booking et votre location : 

• Des pénalités financières imposées par booking à cause de l'annulation pour couvrir les désagréments causés aux invités 
• Une baisse de visibilité de votre annonce, la plateforme mettra moins en avant des annonces moins fiables et voudra mettre en avant des hôtes qui respectent leurs engagements
• Des commentaires négatifs peuvent également apparaître sur votre annonce, en effet même si une annulation est souvent justifiée, cela n'empêche pas les voyageurs de laisser des commentaires négatifs.
• Une suspension de Booking si plusieurs annulations ont été effectuées, vous pouvez voir votre compte se supprimer ou être suspendu 

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Dans certains cas, vous pouvez être exempté de frais d’annulation booking : 

• Comme mentionné précédemment, vous pouvez annuler une réservation en cas de force majeure, si cette force majeure est prouvée (photos, rapport de police…), vous n’aurez aucun frais d'annulation
• Si l’annulation est liée aux invités, en particulier si ces derniers ne respectent pas les règles de votre logement ( comportement inapproprié, plus de voyageurs qu’autorisé…)

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2. Réclamation booking - remboursement : les délais

Les délais de remboursement des réservations peuvent varier. Ainsi, si vous vous demandez pour les remboursements booking en combien de temps vous pouvez les recevoir. Sachez que Booking demande aux propriétaires de rembourser les annulations dans les 7 jours suivants. Cependant, des retards peuvent arriver lors des virements bancaires pour plusieurs raisons (vos conditions, le mode de paiement utilisé...).

Il est important que les propriétaires informent les locataires du délai de remboursement en cas d'annulation. Une communication transparente avec les locataires est essentielle pour éviter les malentendus et maintenir la confiance. Des politiques plus strictes peuvent influencer les délais de remboursement.

En effet, elles peuvent exiger des préavis plus longs ou rendre les annulations non remboursables. Par exemple, si votre politique d'annulation est stricte avec des délais d’annulations à plus de 30 jours avant la date d'arrivée, vos voyageurs ne seront pas remboursés. Vos locataires ne pourront pas récupérer leur argent s'ils doivent annuler leur séjour à court terme. Par conséquent, le remboursement ne sera pas effectué et les délais seront directement prolongés.

Enfin, le traitement interne des réservations par Booking peut également contribuer aux délais de remboursement. Booking s'efforce de rembourser rapidement et travaille à améliorer ses processus internes pour réduire les délais de remboursement.

Si vous obtenez une réponse non favorable à un remboursement, n’hésitez pas à contacter le service client booking.com ou contacter votre société de carte de crédit pour contester un futur débit.

3. Les procédures 

Lorsqu'un locataire demande un remboursement, il est essentiel pour le propriétaire de maintenir une communication transparente et de suivre une procédure claire:

• Vérifiez si votre voyageur peut recevoir le remboursement : vous devez d'abord évaluer si le voyageur est éligible à un remboursement. Il est important de se référer aux conditions d'annulation spécifiques convenues lors de la réservation. Si un remboursement est justifié en fonction de ces politiques, le propriétaire peut procéder à l'étape suivante. Quelques fois des réservations sont non remboursables par manque de preuve ou si la date limite d’annulation a été dépassée.
• Communication transparente avec le locataire : une communication claire et transparente est essentielle. Le propriétaire doit envoyer un message rapidement pour répondre aux questions du vacancier et expliquer en détail les politiques et les procédures de remboursement.
• Collecte des informations nécessaires : Vous devez réunir toutes les informations liées au processus de réservation et à la demande de remboursement. Cela peut inclure le numéro de réservation, les preuves d'annulation, mail de confirmation de réservation, mail de confirmation d’annulation, les communications avec le locataire... Ces informations de base sont prises en compte pour examiner la demande de remboursement et pourront être utiles en cas de litige ultérieur.
• Traitement du remboursement : vous pouvez procéder ensuite au remboursement conformément aux modalités convenues. Il est important de respecter les délais de remboursement convenus. 
• Suivi et confirmation : Après avoir effectué le remboursement, il est recommandé de suivre la transaction pour confirmer que le locataire l'a bien reçu. Vous pouvez partager les informations de suivi ou fournir une preuve au locataire pour éviter tout malentendu.

Vous pouvez également contacter Booking via le site booking.com et son service clients pour obtenir un avis des conseils en cas de litige par exemple. De plus, consulter des forums de remboursement booking peut vous aider à récolter différents témoignages et façon de faire.

‍Vous devez également faire en sorte de satisfaire les réclamations remboursement Booking faites par vos voyageurs. En effet, cela vous permettra de montrer que vous êtes professionnel et que vous êtes attentif aux questions de vos voyageurs.

La gestion des remboursements, litiges et réclamations sur Booking peut être difficile pour les propriétaires. En effet, il faut être disponible pour les locataires et les satisfaire. Avec Homerez, vous n'avez pas besoin de gérer tout cela par vous même. Nous gérons toutes vos réservations et nous nous occupons de tous les potentiels problèmes que vous pourriez rencontrer.

De plus, nous avons un partenariat avec plusieurs sites de réservation de location saisonnière dont Booking.com. Ainsi, vos annonces profiteront d'une forte visibilité. Nous pourrons gérer vos problèmes de remboursements. Faites votre demande d'estimation en cliquant ici.

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