Location saisonnière : comment éviter une annulation de réservation ?

Même si une réservation de location de vacances est confirmée, le propriétaire n’est pas à l’abris d’un contretemps ou d’une annulation non désirée de la part du voyageur. Dans cet article, vous allez découvrir comment éviter ce genre de compromis grâce à des moyens de communication simple, à utiliser en amont. Vous allez également découvrir comment gérer ces annulations imprévues.

Le contrat de location

Le contrat de location est la base de toute location saisonnière. Il contient toutes les informations et les détails importants pour que la location se passe dans les meilleures conditions possibles. Il ne faut pas hésiter à le détailler en décrivant le bien loué, afin d’éviter tout litige ultérieur. Il est important de préciser dans ce contrat le prix de la location, les modalités de paiement (acompte ou arrhes), les frais inclus tel que le ménage, les charges, les draps, etc., le montant de dépôt de garantie éventuel et les conditions d'annulation. Sur certains sites de location de vacances, les contrats de location ont des clauses d'annulation spécifiques, voici quelques exemples :

• Airbnb
• Homeaway
• Homelidays

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Une annulation dû au voyageur

Une annulation peut être très dérangeante pour le propriétaire: une location de vacances vide, des revenus locatifs en moins, et une impression de temps perdu à valider des réservations qui finalement n’aboutissent pas. Mais, il est important de garder son calme et de ne pas réagir à chaud afin d’éviter tout litige entre locataire et propriétaire. Les locataires peuvent avoir une bonne raison d’annuler leur réservation, et il n’est pas judicieux de les faire culpabiliser. Le mieux est de trouver un accord entre les deux partis afin d’arriver à un terrain d’entente.

Ces annulations peuvent être très frustrantes pour le propriétaire, mais ne sont pas sans conséquences pour le voyageur. Sur la majorité des sites de location de vacances, les voyageurs versent une avance au propriétaire afin de "bloquer" leur réservation. Le montant de cette avance varie en fonction des sites, mais le propriétaire peut également décider d’un montant qui lui est propre. Généralement, cette avance représente 25% du tarif total de la réservation, le reste devant être versé au propriétaire 30 jours avant l'arrivée des voyageurs.

Il faut impérativement fixer le montant et la nature de l’avance dans le contrat de location afin d’éviter les mauvaises surprises. Il peut s'agir d'acomptes ou d'arrhes, et ces derniers peuvent être remboursés au propriétaire sous condition.

Par exemple, Airbnb propose 3 conditions d’annulations : flexibles, modérées ou strictes. Ces conditions varient en fonction des circonstances de l’annulation : soit le propriétaire sera crédité en totalité, soit partiellement, soit pas du tout.

Une annulation dû au propriétaire

Le voyageur peut également être soumis à une annulation de la part du propriétaire, et cela est généralement dû à une mauvaise gestion de votre calendrier. Il existe une façon simple d’organiser vos différentes réservations tout en maintenant quelques semaines de libres pour que vous, vos amis, ou votre famille, puissiez aussi profiter de votre propriété.

Si c’est le propriétaire qui annule une réservation, il existe également des règlementations pour ne pas gâcher les vacances du voyageur. Attention : selon le contrat de location et le site sur lequel a été faite la réservation, il est possible que le propriétaire paie le montant d'un relogement pour le locataire, et cela peut coûter cher; dans la plupart des cas, pour des sites tels que Airbnb et Tripadvisor cela peut aller de simples frais d'annulations jusqu'à des frais allant au delà du prix de la location.

Pour éviter ce genre d’annulation affectant particulièrement le voyageur, vous devez impérativement tenir un calendrier de réservations à jour. Notez les jours/semaines que vous désirez bloquer pour l’utilisation personnelle de votre propriété, et notez également les réservations déjà confirmées par vos locataires dans ce calendrier. Si vous oubliez de bloquer une date dans votre calendrier, les voyageurs pourront réserver votre propriété sans problème, se projeter dans votre propriété, commencer à organiser leurs vacances, et il devient alors très difficile pour eux de subir une annulation. Pas d’inquiétude, il suffit juste d’être rigoureux et organisé.

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Une annulation est toujours difficile à gérer et stressante pour le propriétaire et le voyageur. C'est pour cela qu'il faut les éviter au maximum, et garder son calme pour ne pas créer de mauvaises relations entre les deux partis. Vous pouvez par exemple proposer au voyageur ayant annulé sa réservation de revenir chez vous plus tard, afin qu'il puisse profiter de votre propriété à un autre moment !

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