éviter annulation réservation location saisonnière

Annulations de location de vacances : Comment les gérer ?

Par Gabriella, publié le 15/04/2024 • Temps de lecture : 3 min

Dernière mise à jour : Apr 15, 2024

Nos équipes d'experts de la location saisonnière vous accompagnent dans votre projet locatif et vous partagent les astuces à connaître sur notre blog.

Même si une réservation de location de vacances est confirmée, le propriétaire n’est pas à l’abri d’un contretemps ou d’une annulation non désirée de la part du voyageur. Dans cet article, vous allez découvrir comment gérer ce genre de compromis grâce à des moyens de communication simples à utiliser en amont.

Le contrat de location

Le contrat de location saisonnière est la base de toute location de vacances. Il contient toutes les informations et les détails importants pour que la location se passe dans les meilleures conditions possibles. Il ne faut pas hésiter à le détailler en décrivant le bien loué, afin d’éviter tout litige ultérieur.

Il faut également préciser le montant de dépôt de garantie éventuel et les conditions d'annulation dans les conditions générales de vente du contrat de location saisonnière. Sur certains sites de location de vacances, les contrats ont des clauses “annulation location saisonnière” spécifiques, voici quelques exemples :

image bâtiment avec réservations annulées

Une annulation due au voyageur

Dans ce genre de situation, il est important de garder son calme et de ne pas réagir à chaud afin d’éviter tout litige. Les locataires peuvent avoir un réel motif d' annulation, et il n’est pas judicieux de les faire culpabiliser. 

L’annulation de location de vacances : les forces majeures existantes :

En cas d’une annulation location vacances en cas de force majeure, il serait mieux d’éviter tout préjudice moral ou cas de dommages. Les cas de force majeur sont des événements qui échappent au contrôle du locataire, qui ne pouvaient être prévus lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées au moment de la conclusion du contrat, cette notion relève de l’appréciation des juges également.

Voici différents cas de force majeure : 

  • Évènement climatique exceptionnel
  • Catastrophe naturelle
  • Situation d’urgence et restrictions administratives déclarées par un organisme du gouvernement, autorités…

Ces différents cas ne sont pas soumis aux conditions d’annulations et sont pris en charge et la totalité de la location sera remboursée, il en va de même pour les hôtes, en revanche les décès, maladies, obligations administratives sont encore soumis aux conditions d’annulations d’une réservation. 

Ces annulations peuvent être très frustrantes pour le propriétaire, mais ne sont pas sans conséquences pour le voyageur. Sur la majorité des sites de location de vacances, les voyageurs versent une avance au propriétaire afin de "bloquer" leur réservation. Le montant de cette avance varie en fonction des sites, mais le propriétaire peut également décider d’un montant qui lui est propre. Généralement, cette avance représente 25 % du tarif total de la réservation, le reste devant être versé au propriétaire 30 jours avant l'arrivée des voyageurs.

‍Il faut fixer le montant et la nature de l’avance dans le contrat de location afin d’éviter les mauvaises surprises. Il peut s'agir d'acomptes ou d'arrhes, ces derniers peuvent permettre aux propriétaires d’obtenir un remboursement  sous condition en cas d'annulation.

En effet, si le locataire vous a versé des arrhes il est libre de se désister et abandonne donc la somme versée, s’il a versé un acompte, cela rend l'engagement définitif le locataire pourra donc être tenu de payer la totalité du prix de la location si le logement n'a pu être reloué, ou une partie de ce prix en cas de relocation partielle.

De plus, Airbnb propose 3 conditions d’annulations : flexibles, modérées ou strictes. Ces conditions varient en fonction des circonstances de l’annulation : soit le propriétaire sera crédité en totalité, soit partiellement, soit pas du tout.

Enfin, en cas d' interruption de séjour de la part des voyageurs, ces derniers ont un laps de temps défini pour le signaler à l’hôte ( 72h dans le cas d’Airbnb), puis la plateforme de location détermine le problème ayant perturbé la réservation ce qui peut permettre un remboursement total ou partiel du total du “loyer” versé au propriétaire.

Location saisonnière : annulation par le propriétaire

En cas d’annulation de location de vacances du particulier, qui est  propriétaire de la réservation, il existe également des réglementations pour ne pas gâcher les vacances du voyageur. Attention : selon le contrat de location et le site sur lequel a été faite la réservation, il est possible que cela passe par de simples frais d'annulations jusqu'à des frais allant au-delà du prix de la location.

Si le locataire a versé des arrhes, le loueur doit lui restituer le double des arrhes versées, en cas d'acompte, il devra indemniser le locataire pour préjudice moral ou financier.

Vous devez tenir un calendrier de réservations à jour. Notez les jours/semaines que vous désirez bloquer pour la location personnelle de votre propriété, et les réservations déjà confirmées.

‍Si vous oubliez de bloquer une date dans votre calendrier, les voyageurs pourront réserver votre propriété sans problème, et il devient alors très difficile pour eux de subir une annulation. 

‍Vous pouvez également souscrire à une assurance annulation location saisonnière pour particuliers ou une assurance si vous ne savez pas comment gérer vos annulations. De plus, Airbnb a mis en place une assurance responsabilité civile des hôtes dans les cas où l'hôte est tenu responsable des blessures subies par un voyageur ou des dommages causés à ses effets personnels, elle est inclue directement dans chaque réservation.

‍Une annulation est toujours difficile à gérer et stressante pour le propriétaire et le voyageur. C'est pour cela qu'il faut garder son calme pour ne pas créer de mauvaises relations entre les deux partis. Vous pouvez par exemple proposer au voyageur ayant annulé sa réservation de revenir chez vous plus tard, afin qu'il puisse profiter de votre propriété à un autre moment !‍

En revanche, en confiant la gestion de votre propriété à Homerez, nous nous chargeons de gérer vos annulations en étant en lien direct avec le voyageur. Par ailleurs, nous vous aidons au maximum afin de vous éviter de potentielles annulations en maintenant une relation directe avec le voyageur grâce à une disponibilité de 7 jours sur 7, un délai de réponse d’une heure, ainsi que 20 relances effectuées auprès d’eux par SMS, Whatsapp et e-mails pour vous assurer un maximum de réservations confirmées ! 

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