Modèle de facture location saisonnière PDF gratuit

Beaucoup de voyageurs demandent une facture après avoir séjourné dans une location saisonnière. Certains ont besoin de justificatif pour des raisons professionnelles, d’autres souhaitent simplement garder une trace de leurs dépenses ou encore certains pour leur assurance voyage.

Cela rend la demande de facture assez courante, il est donc important pour les propriétaires de savoir comment préparer ce type de document et qu’il soit conforme aux exigences légales. Dans cet article vous trouverez un modèle gratuit de facture facile à utiliser et personnaliser.

Location de vacances : pourquoi émettre une facture ?

Si vous gérez une location meublée non professionnelle, émettre une facture permet de détailler aux voyageurs l’ensemble des frais et des services que comprennent la location sur la durée qu’ils l’ont loué, cette durée figure dans le contrat de location. Plusieurs raisons sont valables pour vous inciter à émettre une facture : 

• Vous montrez que vous agissez avec professionnalisme pour la gestion de votre location de vacances.
• Vous indiquez le prix détaillé, cela permet au voyageur de ne pas avoir de mauvaises surprises. 
• Cela vous permet également un suivi de vos revenus locatifs passés et à venir en cas de gestion de la comptabilité par vos soins. Cela vous facilitera la tâche pour votre déclaration d’impôts ! 
• Vous gérez mieux votre location saisonnière et vous avez moins de risques en cas de litiges 

Si votre logement est réservé sur des plateformes de réservation de locations saisonnières type Airbnb, les factures de vos réservations sont disponible sur votre compte Airbnb:

1. Connectez-vous à votre compte Airbnb.
2. Cliquez sur le bouton “mode hôte” à côté de votre profil en haut à gauche.
3. Allez dans l’onglet menu puis réservations.
4. Vous verrez alors toutes vos réservations à venir, terminées et annulées.
5. En fonction de la réservation que vous souhaitez, cliquez sur les trois petits points au bout de la ligne reprenant la réservation et cliquez sur “facture avec TVA”.

Les conditions d’émission d’une facture : 

Dans le secteur de la location saisonnière, émettre une facture n’est pas une obligation légale dès lors que :  

• le client est un particulier 
• Il n’a pas indiqué au propriétaire du logement son souhait de recevoir une facture 

Ainsi, vous n’avez pas d'obligations si le client est un particulier, en revanche si le client vous en demande une, vous devez lui fournir. Les clients en demandent de plus en plus car sur des plateformes comme Airbnb, les clients ont accès à des reçus voyageurs, mais ces reçus avec les montants détaillés ne constituent pas une facture officielle, il en est de même pour la plateforme booking.

Dans le cas d’un client professionnel, qui loue votre logement pour un séjour lié à son activité professionnelle, vous avez une obligation de fournir une facture.

Si ces cas ne vous concernent pas alors vous n’avez pas d’obligation légale d'en fournir une, cependant cela reste fortement recommandé afin de mieux gérer vos locations et d’être en conformité avec les obligations fiscales et comptables de l’entrepreneur. En effet, les factures constituent des éléments de preuves de vos transactions et elles peuvent vous être demandées dans le cadre d’un contrôle fiscal pour attester de la bonne tenue de vos comptes professionnels.

Cette facture peut être émise par le propriétaire de la résidence de tourisme ou le mandataire (si le propriétaire passe par une agence de location par exemple. Dans tous les cas, il vous faudra un numéro de SIRET justifiant de la création de votre entreprise de location.

Vos factures doivent être émises en deux exemplaires, une pour le propriétaire/gestionnaire et une pour le voyageur.

Quelles informations doivent apparaître sur la facture 

Voici les différentes mentions obligatoires qui doivent figurer sur votre facture : 

Tout d'abord votre facture doit posséder un objet l’type : facture de location saisonnière 

1. Informations sur le client :
   
   • le nom complet de votre voyageur principal ainsi que son adresse postale 
   • l’adresse mail de votre client, ce n’est pas obligatoire mais pratique pour l’envoi des factures
2. Informations sur l’émetteur : 
   
   • Son nom complet et adresse postale 
   • Son numéro de SIRET (si applicable) en tant que propriétaire et son statut juridique si il est renseigné comme entreprise individuelle ou une société au registre du commerce et de sociétés
   • Le numéro de TVA (si applicable)
3. Détails de la location
   
   • l’adresse de la location et le nombre de voyageurs 
   • Description du logement 
4. Détails de la transaction :
   
   • Date d’émission de la facture
   • Le numéro de facture, dès lors que vous possédez plusieurs factures les numéros doivent se suivre entre eux 
   • Date du séjour
   • Le prix de la location avec le nombre de nuits indiqué “Hors Taxes”
   • le décompte détaillé des différents services et frais réservés et leur quantité avec un prix en “Hors Taxe” ( petit-déjeuner, linge de maison, frais de ménage…)
   • Les taxes applicables (TVA, taxe de séjour)
   • La mention d’une éventuelle réduction de prix accordé 
   • le montant total à payer TVA comprise
5. Conditions de paiement : 
   
   • Les modes de paiement autorisés 
   • Les modalités de paiement en cas de retard
   • Le délai de paiement maximal 
   • Coordonnées bancaires si le paiement est effectuée par virement 

Les taxes à indiquer : 

En ce qui concerne les taxes à indiquer, l’une des taxes à faire apparaître est la taxe de séjour, elle doit être mentionnée si elle s’applique à votre type de location. Il s’agit d’une taxe versée par la locataire du logement et qui est ensuite reversée à la commune. Chaque personne investissant les lieux est redevable de la taxe de séjour, pour chacune des nuits passées sur place.

Le montant de cette taxe est variable, car il dépend des caractéristiques du logement loué, elle sera par exemple plus élevée s’il s’agit d’un meublé de tourisme classé que s’il s’agit d’un non classé.

Par ailleurs, les locations saisonnières sont en principe exonérées de TVA, vous pouvez d’ailleurs l’indiquer d’une mention “tva non applicable”, mais cette taxe doit apparaître sur la facture au taux de 0%. Cependant certaines locations sont assujetties à la tva en particulier dans le secteur hôtelier. Cette taxe est payée dès lors que : 

• le petit-déjeuner est fourni 
• le linge de maison également 
• S’il y a la présence d’un service d’accueil vacancier

Ces services supplémentaires sont, dans ce cas-là, soumis eux-mêmes à un taux de tva à 20%

Pour vous aider voici un modèle de facture de location saisonnière gratuit que vous pouvez télécharger, en cas de préférence, vous pouvez également faire votre modèle de facture location saisonnière sur word.

Émettre des factures en location saisonnière est essentiel pour rester en règle, rassurer vos locataires et gérer efficacement votre activité. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant un modèle adapté, cette tâche devient rapide et simple à réaliser.

Si vous cherchez à gagner encore plus de temps et à optimiser la gestion de votre propriété, Homerez est là pour vous accompagner. Notre service s’occupe de la gestion des réservations, des calendriers et des communications avec vos locataires, tout en vous aidant à rester conforme à vos obligations administratives.

‍

‍

Créer un modèle de facture pour votre location saisonnière peut prendre du temps mais vous êtes assurés d'être dans la légalité !